많은 프로젝트를 진행하면서 그리고 많은 PM을 프로젝트 사이트에 보내면서 항상 생각하는 이슈는 의외로 하나로 집약된다. PM 교육과정을 지원하는 후배 PM 들이 하나 같이 배우고 싶어하는 내용도 의외로 하나로 모아진다. 프로젝트를 진행하면서 팀웍을 강화하고 커뮤니케이션을 활성화 할 수 있는 방법에 대한 고민이다.
일반적인 관리와 달리 프로젝트 관리는 시작과 끝을 전제로 한 활동이며, 결국에는 끝나야 하는 활동이다. 프로젝트를 시작하면서 경영층으로부터 요청 받는 사항은 크게 On Time (제 시간에 끝내라.), On Budget (예산 범위 내에 완수하라), 그리고 On Quality (품질은 기본이다) 라는 3가지 이다. 어느 프로젝트에 투입되던 PM에게 요청되는 경영층의 요구는 항상 이 세 가지로 귀결된다. 하지만 현대적인 프로젝트 관리의 범주에서는, 그리고 프로젝트에 파견되는 PM의 입장에서는 이 세 가지 외 더 큰 고민거리가 있다. 위험관리, 팀빌딩, 팀웍 강화 방안, 커뮤니케이션 활동이 그 대상이다.
PM은 고객대변자로서의 역할로 소속 회사와 팀원들에게 커뮤니케이션 해야 하며, 동시에 팀원들에게는 비전을 제시하는 PM, 문제를 해결하는 PM, 프로젝트 진행을 조율하는 PM, 코치로서의 PM, 심지어 역할모델로서의 PM의 역할까지 부여 받는다. 이 모든 역할을 완수하기 위해서는 커뮤니케이션의 활성화가 반드시 요구되기 마련이다.
그렇다면 PM은 어느 정도의 시간을 커뮤니케이션에 할당하여야 하는가? 혹 팀원들이 “우리 PM이 하는 것이라고는 그저 돌아다니면서 사람들과 입을 놀리는 것뿐이야.” 라고 불만을 토로하거나 PM 스스로 “내가 오늘 하루 종일 회의실에 앉아 있던 것 말고는 한 일이 없어.”라고 푸념하지는 않는가?” 만약에 그렇다면 그 프로젝트는 정상적인 괘도를 달리고 있다고 보아도 좋다. 성공하는 프로젝트에서 PM은 업무 시간의 75%~95% 시간을 커뮤니케이션에 할당한다고 한다. PM은 프로젝트 수행을 하면서도 모든 커뮤니케이션의 중심이 되어야 하기 때문이다.
프로젝트가 시작되면 PM은 커뮤니케이션 관리를 위한 개요를 디자인한다. 이를 “의사소통 관리 계획”이라고 한다. 어떤 메시지를 누구에게, 언제, 어떻게 보낼 것인가를 결정하고 이를 관리하는 프로세스를 총칭한다. 커뮤니케이션 관리 계획은 다음을 정리하고 확정하는 과정이다.
. 어떤 정보가 언제 수집되어야 하는가?
. 누가 이 정보를 받을 것인가?
. 수집된 정보의 취합과 저장에는 어떤 방법을 쓸 것인가?
. 누가 누구에게 보고할 것인가?
. 보고체계는 어떻게 정의할 것인가?
. 각 보고 단계 별 정보의 배포 주기는 어떻게 할 것인가?
정의된 커뮤니케이션 관리 계획은 PM으로서 프로젝트를 수행할 최소한의 장치이다. 사실 이러한 커뮤니케이션의 관리는 당연하고 자연스러우며 대부분이 염두에 두고 있는 업무 프로세스이다. 문제는 커뮤니케이션은 정의된 바와 같이 논리적이거나 기계적이지 않을 가능성도 높다는 것이다.
결국 성공하는 커뮤니케이션을 위해서는 커뮤니케이션 단계를 감성적으로 재 구성할 필요가 있다. 감성적 커뮤니케이션 프로세스는 다음과 같다.
1. 커뮤니케이션을 목적을 정한다.
2. 자신의 감정을 이해한다.
3. 적절한 시간과 장소, 방법을 선택한다.
4. 공감의 정신으로 접근한다.
5. 팀원의 감정에 귀 기울이고 그에 반응하라.
6. 필요할 때는 당신의 감정을 공유하라.
7. 상대의 이해와 반응을 살핀다.
결국 프로젝트를 진행하는 PM 입장에서의 커뮤니케이션은 1) 팀원간의 비 공식적인 의사소통의 중요성을 인지하고, 2) 인간관계의 중요성을 인지하며, 3) 단순히 지시만 내리는 것이 아니라 쌍방향 의사소통을 하는 것이라는 점을 잊지 말아야겠다. 프로젝트의 성공을 좌우하는 커뮤니케이션은 고객을 향한 보고방법, 착수회의, 중간보고, 주간회의, 이슈회의 등 공식적인 커뮤니케이션 관리 외 팀원과의 그리고 고객과의 인간적인 커뮤니케이션에 더 집중된다는 현실을 받아들여야 한다. 이러한 논리적 + 감성적 커뮤니케이션이 프로젝트의 성공 혹은 실패를 결정한다. (WEB 프로젝트 진행 상의 커뮤니케이션 활성화 (2/2) 계속 보기)
* 이영곤, "WEB 프로젝트 진행상의 커뮤니케이션 활성화", 월간WEB, 2009. 6
